De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht onder andere banken om te onderzoeken wie hun klanten precies zijn. Maar ook om ongebruikelijke transacties te signaleren, te verklaren en te melden als dat nodig is. Daarom is het in sommige gevallen noodzakelijk om aanvullende informatie op te vragen bij jou als klant. Bijvoorbeeld over de achtergrond van een betaling.
Internetcriminelen worden steeds vindingrijker. Het is daarom goed om na te gaan of berichten die van Triodos Bank lijken te komen, ook echt vanuit onze bank komen en dus veilig en vertrouwd zijn.
Allereerst is het belangrijk om te weten welke vormen van internetcriminaliteit er zijn, hoe je ze herkent en wat wij er samen tegen kunnen doen. Dat leggen wij graag aan je uit op onze pagina Veilig Bankieren. Besteed daarbij vooral aandacht aan de informatie over phishing. Daar vind je de URL’s die wij gebruiken in onze communicatie met jou of jouw organisatie.
Het kan voorkomen dat een van onze medewerkers jou belt. Twijfel je of dit telefoontje daadwerkelijk afkomstig is van Triodos? Controleer dan of het telefoonnummer gebruikelijk is voor de bank. Of bel zelf terug naar Triodos Bank en vraag naar de persoon die jou gebeld heeft. Medewerkers van Triodos Bank vragen je nooit om je pincode of inloggegevens.
Om je goed van dienst te kunnen zijn is het noodzakelijk dat we weten wie je bent, wat je wilt en hoe wij je kunnen helpen. Daarom stellen we je niet alleen bij de start, maar ook tijdens onze relatie vragen. Op onze pagina Integer Bankieren lees je welke vragen we zoal stellen.
Het is niet mogelijk om een rekening te openen voor een Vereniging van Eigenaren of een woonvereniging. Bij het aanvragen van een zakelijke rekening identificeren en verifiëren wij de uiteindelijke belanghebbende (UBO) van een organisatie. Bij een VvE is de identificatie van UBO’s over het algemeen arbeidsintensiever en tijdrovender dan bij andere rechtsvormen. Bijvoorbeeld omdat de samenstelling van een VvE vaak wisselt. Hierdoor kiest Triodos ervoor om geen rekeningen aan te bieden aan VvE’s.
KYC is de afkorting voor Know Your Customer en CDD staat voor Customer Due Dilligence. In beide gevallen gaat het er om dat we je als klant beter willen leren kennen, weten wie je bent en hoe je onze producten en diensten wilt gebruiken.
Waarom willen je beter leren kennen?
Wij zijn er van overtuigd dat bijna iedereen integer handelt. En toch gebeurt het dat er bankrekeningen worden gebruikt om crimineel geld wit te wassen of om terrorisme te financieren. We zien het als een belangrijke taak om er samen met onze klanten voor te zorgen dat we integer en veilig bankieren en dat we voldoen aan de wet- en regelgeving. Het kennen van onze klanten en de bijbehorende financiële activiteiten is een verantwoordelijkheid van de bank. Dit wordt Know Your Customer genoemd (KYC).
Na ontvangst van de aangeleverde informatie controleren we deze. Het kan zijn dat dit tot aanvullende vragen leidt. In dat geval nemen we uiteraard contact met je op via e-mail of telefoon. Als je al klant bij ons bent, kunnen we je ook benaderen via internetbankieren.
Ben je al klant dan nemen wij periodiek contact met je op om ervoor te zorgen dat onze informatie over jou en/of jouw onderneming nog klopt. Daarnaast monitoren wij de transacties op je rekeningen. Als dit tot vragen leidt, dan nemen wij via de bovengenoemde kanalen contact met je op.
Uiteraard betrachten we de groots mogelijke zorgvuldigheid, zijn we transparant en waarborgen jouw privacy. In onze privacyverklaring lees je hoe wij omgaan met jouw gegevens.
UBO staat voor ultimate beneficial owner en is de uiteindelijk belanghebbende bij een organisatie. UBO's van een organisatie moeten ingeschreven zijn bij de KvK. Triodos Bank is verplicht de UBO’s vast te stellen van organisaties die bij ons bankieren. De bepaling van de UBO’s hangt sterk af van de juridische vorm van een organisatie.
Twee criteria die van belang zijn om een persoon te kwalificeren als UBO zijn:
Een organisatie bepaalt zelf wie de UBO’s zijn.
Heb je een verzoek ontvangen om informatie over je organisatie aan te leveren, dan hoef je geen toegang tot de rekening te hebben. Wij sturen jou een controlegetal, waarmee je tijdelijke inloggegevens kunt aanmaken. Deze kun je gebruiken voor het aanleveren van de gevraagde gegevens.
Op onze pagina Integer Bankieren lees je waarom we aanvullende informatie opvragen.
Een Stichting Administratie Kantoor (STAK) is een stichting die wordt opgericht om de volgende twee rechten los te koppelen van elkaar: het stemrecht in de algemene vergadering van aandeelhouders en het recht op dividenduitkering (uitkering van een deel van de winst). Een STAK biedt aandeelhouders de mogelijkheid om de juridische en economische rechten van aandelen te splitsen.
Acceptatiebeleid STAK’s
Triodos Bank accepteert alleen STAK’s met een register van certificaathouders. Wij vragen je daarom ook het certificaatshoudersregister te uploaden. Hiermee kunnen we de uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) van de STAK bepalen. Lees meer over het bepalen van de UBO’s van een STAK.
Er kunnen een aantal redenen zijn waarom het niet lukt om in te loggen met het controlegetal:
Heb je een controlegetal omdat we aanvullende gegevens over je organisatie hebben opgevraagd? Op onze pagina Integer Bankieren lees je meer over de redenen dat we deze gegevens opvragen.
In het kader van integer bankieren controleren we periodiek de gegevens van onze klanten. Hierbij stellen we soms ook aanvullende vragen. Als je gegevens niet compleet zijn, kunnen we je niet op de beste manier helpen. Bovendien voldoen we dan niet aan onze wettelijke verplichtingen volgens de Wwft. In het ergste geval moeten wij je rekeningen blokkeren en uiteindelijk zelfs sluiten. Natuurlijk doen we dit niet zomaar, en proberen we altijd eerst meermaals om contact met je op te nemen.
Claimen resterend saldo
Als we je rekening sluiten omdat je niet hebt gereageerd op onze contactverzoeken, houd je natuurlijk gewoon recht op het saldo dat op je rekening stond. We bewaren dit veilig op onze tussenrekening, totdat we weten naar welke rekening we dit kunnen overboeken. Dit geef je schriftelijk aan ons door. Gebruik hiervoor onderstaand formulier, afhankelijk of je een zakelijke of particuliere rekening hebt:
Opheffen rekening
Bovenstaande geldt alleen als we je rekening sluiten omdat je herhaaldelijk niet op onze contactverzoeken hebt gereageerd, en niet als je jouw rekening zelf opheft. Lees hier hoe je jouw zakelijke rekening of particuliere rekening opheft.
Als je meerdere zakelijke rekeningen bij ons hebt, gebruik je waarschijnlijk aparte Identifiers voor de verschillende rekeningen. Log in dat geval in met de Identifier die gekoppeld is aan de rekening waarvoor je het verzoek om informatie aan te leveren hebt ontvangen.
Lees hier wat je kunt doen als je geen toegang hebt tot de rekening van de organisatie waarvoor je het verzoek hebt ontvangen.
Op onze pagina Integer Bankieren lees je waarom we aanvullende informatie opvragen.
Er zullen altijd omstandigheden zijn waardoor je even niet kunt voldoen aan ons verzoek.
Misschien is het goed te weten waarom wij vragen je klantgegevens te controleren en eventueel aan te vullen. Allereerst willen wij graag een goed beeld van jou als klant krijgen. Zo kunnen wij je nu en later beter van dienst zijn. Daarnaast vervult Triodos Bank evenals alle andere banken een cruciale rol bij het uitvoeren van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Vanuit deze wet hebben alle banken, en dus ook Triodos Bank, de verplichting de gegevens van al onze klanten actueel en compleet te houden. Dat kunnen wij niet zonder jouw bijdrage. Lees meer over de Wwft.
Daarom vragen wij je vriendelijk binnen de gestelde termijn je gegevens aan te vullen. Zo help je ons te voldoen aan geldende wet- en regelgeving, maar zorgt u er ook voor dat wij een beter beeld van u als klant krijgen.
Zijn er zwaarwegende redenen om niet binnen de gestelde termijn te reageren, neem dan contact met ons op. Wij kunnen dan bijvoorbeeld een ander contactpersoon aanwijzen om de gevraagde informatie aan te leveren.
Als je jouw rekening wilt sluiten, doe dit dan binnen 3 weken na ontvangst van het verzoek om je klantgegevens te controleren. Je hoeft jouw gegevens dan niet te controleren.
